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Personal especializado para congresos médicos, científicos y sanitarios en toda España
Un congreso médico no funciona igual que una feria comercial ni que un evento corporativo. Los asistentes son profesionales con agendas muy ajustadas, el programa cambia en el último momento y el nivel de exigencia en protocolo, acreditaciones y gestión de salas no admite improvisación.
En Rasufilm llevamos desde 2005 cubriendo congresos médicos y científicos en España. Hemos gestionado el 48 Congreso Nacional de la Sociedad Española de Neumología y Cirugía Torácica SEPAR en Expomeloneras, con azafatas de sala, acreditaciones y atención a ponentes internacionales. Hemos cubierto el 60 Congreso Nacional de la Asociación Española de Pediatría en la Feria de Valladolid con un equipo completo de azafatas, azafatos, auxiliares y jefes de almacén gestionando hospitality, consigna, traslados, zona de póster y control de accesos. Y hemos trabajado con Abbvie en el 43 Congreso de la Academia Española de Dermatología y Venereología en Sevilla.
Conocemos el vocabulario, el protocolo y las exigencias específicas de este tipo de eventos. Presupuesto en 24 horas: 693 398 247
Un congreso médico exige perfiles distintos para cada función. La azafata de acreditaciones tiene que gestionar cola, verificar datos y entregar material sin que el ritmo se rompa cuando llegan cien congresistas a la vez en los primeros quince minutos. La azafata de sala tiene que conocer el programa, saber cuándo empieza cada ponencia y gestionar el acceso sin interrumpir al ponente. La azafata de zona de póster necesita orientar a los investigadores y facilitar las interacciones entre autores y visitantes.
Antes de cada congreso hacemos un briefing específico donde el equipo aprende la estructura del evento, los nombres de los ponentes principales, el vocabulario clínico o científico del área, el protocolo del organizador y cómo gestionar las incidencias más habituales. No llegamos a improvisar. Llegamos habiendo estado antes, aunque sea en la documentación.
El coordinador de Rasufilm está presente o disponible durante toda la jornada. Cualquier cambio de última hora en el programa, cualquier sala que se llena más de lo previsto, cualquier incidencia con un ponente, lo gestiona el coordinador para que el organizador pueda centrarse en el congreso.
Acreditaciones y registro: gestión de la llegada de congresistas, verificación de inscripciones, entrega de acreditaciones, carteras y material del congreso. Control del flujo en momentos de alta afluencia.
Azafatas de sala: control de acceso a salas plenarias y paralelas, gestión del aforo, apoyo al ponente antes de su intervención, coordinación con el equipo técnico de sonido y proyección, recogida de preguntas del público.
Hospitality y traslados: recepción de ponentes internacionales en aeropuerto o estación, traslado al hotel, acompañamiento durante la estancia y despedida en la salida. Servicio disponible en inglés, francés y alemán.
Zona de póster: orientación a autores e investigadores, facilitación de las interacciones con visitantes, apoyo logístico en el montaje y desmontaje de pósters.
Consigna: gestión del equipaje y objetos personales de los congresistas durante las jornadas.
Atención a prensa: acreditación de medios, orientación a periodistas y fotógrafos, coordinación con el gabinete de comunicación del congreso.
Personal auxiliar: montaje y desmontaje de espacios, apoyo logístico general, jefes de almacén para eventos de gran volumen.
El precio depende del número de días, el volumen de asistentes, las funciones requeridas y si se necesitan perfiles bilingües para ponentes o delegaciones internacionales. Un congreso de un día con equipo básico de acreditaciones y sala tiene un coste muy diferente a un congreso de tres días con hospitality, traslados y zona de póster.
Cuéntanos los datos de tu congreso: fechas, recinto, número de asistentes previsto y funciones que necesitas cubrir. En menos de 24 horas recibes una propuesta detallada con el equipo exacto para tu evento, sin costes ocultos.
Teléfono: 693 398 247 | WhatsApp: 693 398 247 | info@rasufilm.es
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